Pour créer une base de données sans code, listez les choses avec lesquelles travaille votre entreprise (clients, commandes, produits, projets), faites de chacune une table, reliez-les par des relations et utilisez des champs à choix fixes plutôt que du texte libre. Partez d'un modèle, importez et nettoyez un tableur à la fois, et nommez les champs comme on les dit à l'oral. Dans CEMP Business, Loom crée des bases de données relationnelles sans code, et l'agent SI peut interroger chaque table en langage naturel.
Les signes que les tableurs ne suffisent plus
- Le même client ou produit figure dans plusieurs fichiers
- Une personne tient « la bonne version »
- Les rapports mensuels doivent être reconstruits à partir de trois sources
- Personne ne fait totalement confiance aux chiffres
Partir des entités, pas des colonnes
Listez d'abord les choses avec lesquelles travaille votre entreprise, ensuite les champs à afficher. Pour la plupart des sociétés, la liste de base est courte :
- Personnes et organisations : clients, fournisseurs, salariés, prospects
- Transactions : commandes, factures, paiements, bons de commande
- Articles : produits, services, stocks, équipements
- Activités : projets, tâches, tickets, rendez-vous
Chacune devient une table ; les champs viennent après. Vous évitez ainsi l'échec le plus courant : une table géante qui contient tout, c'est-à-dire un tableur avec une autre interface. Loom propose des modèles de CRM, RH, projets, finance et stocks, donc cette structure est déjà en place.
Bien construire les relations
| Relation | Description simple | Exemple |
|---|---|---|
| Un à plusieurs | Un enregistrement est lié à plusieurs dans une autre table | Un client a plusieurs commandes |
| Plusieurs à plusieurs | Les enregistrements des deux côtés sont liés à plusieurs de l'autre | Des salariés sur plusieurs projets ; des projets avec plusieurs salariés |
| Recherche | Un champ tire sa valeur d'une autre table | Le statut d'une commande vient d'une table de statuts |
Deux règles gardent l'ensemble propre : stockez chaque information à un seul endroit et faites-y référence partout ailleurs, et utilisez des champs de recherche plutôt que du texte libre pour toute valeur fixe. Un champ statut en texte libre contiendra « Terminé », « terminé », « Fini » et « OK » en un mois.
Pilotez votre entreprise en lui parlant.
CEMP Business remplace votre base de données, tableau Kanban, coffre-fort de fichiers, agenda et analytique retail par une seule suite SI, avec un agent SI qui connaît déjà vos données.
Concevoir pour les questions que vous poserez
Quand un agent SI peut interroger les tables directement, les rapports deviennent des questions, et la conception change :
- Nommez les champs comme vous parlez. « Montant de la commande » se comprend ; « mnt_2 » non. L'agent lit vos noms de champs.
- Enregistrez correctement les dates. Presque toute question utile compare des périodes.
- Gardez les changements de statut, pas seulement le statut actuel, pour mesurer les délais.
Ce que vous pourrez demander une fois la base en place
- Quels clients ont moins commandé ce trimestre que le précédent ?
- Quel est le délai moyen entre commande et livraison, par catégorie ?
- Quelles catégories de stock sont actuellement sous le seuil de réapprovisionnement ?
- Fais un graphique du chiffre d'affaires par moyen de paiement sur six mois.
- Quels salariés travaillent sur plus de trois projets actifs ?
Rien de tout cela ne demande de SQL, de générateur de rapports ou d'analyste. Voir comment automatiser le reporting.
Un ordre de construction raisonnable
- Choisissez l'entité la plus importante, souvent les clients ou les stocks.
- Importez le tableur actuel et dédoublonnez maintenant ; ce ne sera jamais plus simple.
- Ajoutez la table liée : commandes pour les clients, mouvements de stock pour les stocks.
- Créez la relation et vérifiez quelques enregistrements à la main.
- Posez à l'agent SI trois questions auxquelles vous répondiez manuellement, et comparez.
- Seulement ensuite, ajoutez l'entité suivante.
Construite pas à pas autour de vraies questions, une base de données est utilisée. Construite parfaite d'un coup, elle est évitée. Pour la migration complète, voir comment remplacer plusieurs abonnements par une plateforme.
Pilotez votre entreprise en lui parlant.
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